Nowa legitymacja ABW jest już opublikowana, ale jeszcze nie obowiązuje. Jak ustalić właśc…

Nowe rozporządzenie o legitymacji służbowej funkcjonariuszy ABW zostało ogłoszone w Dzienniku Ustaw 9 lipca 2026 r., lecz zacznie obowiązywać dopiero 1 stycznia 2027 r. To ważne rozróżnienie: publikacja aktu nie oznacza automatycznie, że od razu zastępuje on dotychczasowe przepisy. Z lektury wynika, gdzie dziś szukać obowiązującego wzoru, co zmieni się od 2027 r. i jakie elementy dokumentu oraz procedury trzeba sprawdzić.

Kontekst: trzy dokumenty, ale dwa różne momenty obowiązywania

Punktem wyjścia jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 26 czerwca 2002 r. dotyczące wzoru legitymacji służbowej i innych dokumentów funkcjonariuszy ABW. W 2024 r. ogłoszono jego tekst jednolity — czyli urzędowo uporządkowaną wersję aktu, która łączy jego pierwotne brzmienie z wcześniej przyjętymi zmianami. Nie jest to nowe rozporządzenie regulujące sprawę od początku, lecz tekst pozwalający czytać obowiązujące przepisy bez samodzielnego składania ich z aktu podstawowego i nowelizacji.

Obwieszczenie z 13 marca 2024 r. wyraźnie wskazuje, że tekst jednolity uwzględnia zmianę wprowadzoną rozporządzeniem z 3 października 2023 r. Ta nowelizacja weszła w życie 1 stycznia 2024 r. i zastąpiła załącznik nr 1, czyli właśnie załącznik zawierający wzór legitymacji.

„W rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie wzoru legitymacji służbowej i innych dokumentów funkcjonariuszy Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Dz. U. z 2022 r. poz. 299) załącznik nr 1 do rozporządzenia otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego rozporządzenia.”

— § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 3 października 2023 r., Dz.U. poz. 2202

Znaczenie tego przepisu jest proste: od 1 stycznia 2024 r. podstawą wzoru legitymacji był nowy załącznik nadany w 2023 r., a następnie ujęty w tekście jednolitym opublikowanym w Dz.U. z 2024 r. poz. 398.

Kolejny etap nastąpił w lipcu 2026 r. Nowe rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 7 lipca 2026 r. otrzymało węższy tytuł: dotyczy już wyłącznie legitymacji służbowej funkcjonariuszy ABW, a nie „legitymacji służbowej i innych dokumentów”. Przede wszystkim jednak uchyla stare rozporządzenie z 2002 r. — ale zrobi to dopiero wraz z własnym wejściem w życie.

„Traci moc rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie wzoru legitymacji służbowej i innych dokumentów funkcjonariuszy Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Dz. U. z 2024 r. poz. 398).”

— § 10 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 7 lipca 2026 r., Dz.U. poz. 922

Decydujący jest jednak następny paragraf. Stare regulacje nie przestały obowiązywać w dniu publikacji nowego aktu ani w dniu jego podpisania.

„Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2027 r.”

— § 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 7 lipca 2026 r., Dz.U. poz. 922

W konsekwencji, do 31 grudnia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie z 2002 r. w brzmieniu ogłoszonym tekstem jednolitym z 2024 r., uwzględniającym zmianę z 2023 r. Od 1 stycznia 2027 r. podstawą będzie nowe rozporządzenie z Dz.U. z 2026 r. poz. 922 wraz z jego załącznikiem.

Co dokładnie mówią przepisy: obecny wzór i wzór od 2027 r.

W aktualnym, jeszcze obowiązującym stanie prawnym, § 8 ust. 1 rozporządzenia ogłoszonego w Dz.U. z 2024 r. poz. 398 wymaga, aby legitymacja zawierała fotografię funkcjonariusza, numer, nazwisko i imię, datę ważności oraz informację o uprawnieniach funkcjonariusza i obowiązkach instytucji, organów oraz przedsiębiorców w zakresie udzielenia mu pomocy. Sam wzór określa załącznik nr 1 do tego rozporządzenia.

Załącznik w brzmieniu nadanym w 2023 r. opisuje dokument znacznie konkretniej. Wskazuje między innymi, że okładka jest wykonana ze skóry w kolorze czarnym, ze srebrnymi tłoczeniami „RZECZPOSPOLITA POLSKA”, wizerunkiem orła oraz napisem „AGENCJA BEZPIECZEŃSTWA WEWNĘTRZNEGO”. Wewnętrzna część ma wymiary 70 × 184 mm, jest papierowa i obustronnie zalaminowana. Przewidziano także zabezpieczenia, takie jak tło giloszowe (ornamentalny wzór utrudniający podrobienie), mikrodruki, elementy widoczne w promieniowaniu ultrafioletowym oraz farbę optycznie zmienną.

W tym wzorze ważność została wpisana wprost jako „Ważna do 31.12.2026 r.”. Nie jest to przypadkowy detal. Pozwala on zrozumieć, dlaczego rozporządzenie z 2026 r. zostało zaplanowane na wejście w życie właśnie od początku 2027 r.

Nowe rozporządzenie od 1 stycznia 2027 r. zmienia zarówno regulację główną, jak i załącznik ze wzorem. Z § 5 ust. 1 wynika, że legitymacja ma zawierać:

aktualną fotografię funkcjonariusza;
numer legitymacji;
imię i nazwisko;
informację o uprawnieniach funkcjonariusza oraz obowiązkach udzielenia mu niezbędnej pomocy;
informację o obowiązku znalazcy dokumentu;
nazwę organu, który wydał legitymację;
datę ważności.

Nowością w samym przepisie jest wyraźne wskazanie informacji dla znalazcy i nazwy organu wydającego. § 5 ust. 2 definiuje też personalizację (indywidualne przypisanie blankietu do konkretnej osoby): polega ona na naniesieniu na blankiet fotografii, numeru oraz imienia i nazwiska.

„Personalizacja legitymacji następuje przez naniesienie na blankiet legitymacji elementów wymienionych w ust. 1 pkt 1–3.”

— § 5 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 7 lipca 2026 r., Dz.U. poz. 922

Nowy załącznik opisuje inny fizyczny format dokumentu. Okładka ma być z materiału skóropodobnego w kolorze czarnym, z grawerem godła ABW. Wewnątrz ma się znaleźć karta identyfikacyjna z poliwęglanu o wymiarach 85,60 × 53,98 mm, spersonalizowana grawerunkiem laserowym. To zasadnicza różnica wobec obecnego, opisanego w załączniku z 2023 r., składanego dokumentu papierowego o wymiarach 70 × 184 mm.

Praktyczne konsekwencje: jak odczytać dokument i regulację

Dla osoby, która otrzymuje do wglądu legitymację funkcjonariusza, najważniejsze jest rozróżnienie między opisem wzoru a zasadą posługiwania się dokumentem. Sam wygląd nie wyczerpuje regulacji.

Zarówno obecne przepisy (§ 7 rozporządzenia w tekście jednolitym z 2024 r.), jak i przyszłe (§ 4 rozporządzenia z 2026 r.) stanowią, że funkcjonariusz może używać legitymacji wyłącznie podczas wykonywania czynności służbowych. Musi też okazać ją w sposób pozwalający odczytać zawarte w niej dane. Nie chodzi więc o samo krótkie pokazanie zamkniętej okładki ani o podanie numeru bez udostępnienia danych z dokumentu.

Od 2027 r. organem właściwym do wydawania, wymiany, unieważniania legitymacji i dokonywania wpisów będzie Szef ABW (§ 2 ust. 1). Te czynności będzie mógł wykonywać także upoważniony kierownik jednostki organizacyjnej ABW właściwej w sprawach osobowych (§ 2 ust. 2). Jest to istotne przy obiegu dokumentów wewnątrz służby: rozporządzenie nie rozdziela tych kompetencji między różne organy zewnętrzne.

Zmienia się też zakres całego aktu. Obecne rozporządzenie wymienia legitymację i książkę zdrowia jako dokumenty, które funkcjonariusz otrzymuje po mianowaniu (§ 3). Nowe rozporządzenie normuje już tylko legitymację. Nie oznacza to samo przez się, że książka zdrowia przestaje istnieć albo że jej zasady są przesądzone przez nowe przepisy — oznacza jedynie, że rozporządzenie z 2026 r. nie obejmuje jej swoim zakresem.

Jak to działa w praktyce

Przedsiębiorca, do którego zwraca się funkcjonariusz ABW o niezbędną pomoc podczas czynności służbowych, powinien przede wszystkim umożliwić okazanie legitymacji w sposób pozwalający odczytać dane. Do końca 2026 r. wygląd dokumentu należy porównywać z załącznikiem nr 1 w rozporządzeniu ogłoszonym w Dz.U. z 2024 r. poz. 398, z uwzględnieniem wzoru nadanego w 2023 r. Od 1 stycznia 2027 r. punktem odniesienia stanie się załącznik do Dz.U. z 2026 r. poz. 922 — czyli karta poliwęglanowa, a nie dotychczasowy laminowany dokument papierowy.

Na co uważać: zwrot, wymiana, utrata i zakazy

Przepisy od 2027 r. utrzymują podstawowe przypadki wymiany legitymacji: zmianę danych, uszkodzenie lub zniszczenie oraz upływ terminu ważności (§ 6). Dokument trzeba będzie zwrócić w razie zwolnienia ze służby albo wygaśnięcia stosunku służbowego (§ 7 ust. 1). „Wygaśnięcie stosunku służbowego” oznacza zakończenie służby z mocy zdarzenia przewidzianego prawem, a nie zwykłą decyzję o zwolnieniu.

Warto zauważyć różnicę wobec obecnych zasad. § 10 ust. 1 tekstu jednolitego z 2024 r. przewiduje zwrot legitymacji także przy urlopie bezpłatnym lub wychowawczym oraz zawieszeniu w czynnościach służbowych. W § 7 nowego rozporządzenia tych dwóch przypadków nie wymieniono. Nie wolno jednak stosować tej zmiany przed 1 stycznia 2027 r.

Nowy § 8 zabrania odstępowania legitymacji innej osobie, wywożenia jej za granicę bez wymaganej zgody oraz przesyłania za pośrednictwem operatora pocztowego. Przewidziano wyjątek dotyczący przewoźnika wskazanego w przepisach o materiałach zawierających informacje niejawne.

Szczególnie formalna jest procedura utraty. Utracona legitymacja ma zostać unieważniona (§ 9 ust. 1), a funkcjonariusz ma niezwłocznie zawiadomić kierownika swojej jednostki i złożyć pisemny raport przez drogę służbową. Raport powinien wskazywać w szczególności datę oraz okoliczności utraty. Kierownik przeprowadza następnie postępowanie wyjaśniające, czyli wewnętrzne ustalenie, co stało się z dokumentem.

Co to oznacza w praktyce

Do 31 grudnia 2026 r. podstawą obowiązującego wzoru jest rozporządzenie z 2002 r. w tekście jednolitym ogłoszonym w Dz.U. z 2024 r. poz. 398, ze wzorem zmienionym w 2023 r.
Od 1 stycznia 2027 r. należy stosować nowe rozporządzenie z Dz.U. z 2026 r. poz. 922, które uchyli poprzednie regulacje.
Przy ocenie legitymacji trzeba sprawdzić nie tylko jej wygląd, ale też to, czy została okazana w sposób umożliwiający odczytanie danych oraz czy jest używana w związku z czynnościami służbowymi.
Od 2027 r. nowy wzór będzie kartą z poliwęglanu o wymiarach 85,60 × 53,98 mm, personalizowaną grawerunkiem laserowym; nie należy jednak traktować tej cechy jako obowiązującego standardu przed tą datą.
Przy pracy z dokumentacją służbową trzeba rozdzielić trzy kwestie: obecny stan prawny, przyszłe przepisy opublikowane z odroczonym wejściem w życie oraz historyczne nowelizacje, które wyjaśniają pochodzenie obecnego wzoru.

Nowa legitymacja ABW jest już opublikowana, ale jeszcze nie obowiązuje. Jak ustalić właściwy wzór dokumentu?