Ocena ryzyka przewoźnika: dlaczego kontrola zaczyna się dużo wcześniej niż na drodze

System oceny ryzyka nie jest kolejną tabelą „dla urzędu”. To mechanizm, który porządkuje informacje o naruszeniach popełnianych przez podmioty wykonujące przewóz drogowy — zwłaszcza dotyczących czasu pracy kierowców, odpoczynków, przerw, tachografów i stanu technicznego części floty. Z lektury aktualnego tekstu jednolitego można przede wszystkim zrozumieć, jakie dane tworzą obraz ryzyka przedsiębiorcy i dlaczego wewnętrzna dokumentacja ma znaczenie przed kontrolą.

Kontekst: co zmienił tekst jednolity z 2026 r.

Punktem wyjścia jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 24 marca 2023 r. w sprawie systemu oceny ryzyka podmiotów wykonujących przewóz drogowy. Jego aktualne brzmienie ogłoszono w formie tekstu jednolitego w obwieszczeniu Ministra Infrastruktury z 13 lipca 2026 r., opublikowanym 24 lipca 2026 r. pod poz. 999.

Tekst jednolity to urzędowo uporządkowane brzmienie aktu: łączy przepisy podstawowego rozporządzenia z dotychczasowymi zmianami. Nie jest więc osobnym, nowym systemem oceny ryzyka. Ma ułatwić czytanie przepisów w jednej, aktualnej wersji.

Obwieszczenie wprost wskazuje, że tekst obejmuje zmiany wprowadzone rozporządzeniem nowelizującym z 16 stycznia 2025 r. Warto jednak czytać także część obwieszczenia wyjaśniającą, czego sam tekst jednolity nie obejmuje. Dotyczy to m.in. przepisu o wejściu w życie nowelizacji oraz odnośnika wskazującego jej unijne tło.

„Niniejsze rozporządzenie wdraża dyrektywę delegowaną Komisji (UE) 2024/846 z dnia 14 marca 2024 r. zmieniającą dyrektywę 2006/22/WE Parlamentu Europejskiego i Rady…”

— odnośnik nr 2 do rozporządzenia zmieniającego z 16 stycznia 2025 r.

W praktyce znaczy to tyle, że nowelizacja z 2025 r. została powiązana z wdrożeniem unijnych zmian dotyczących minimalnych warunków wykonywania przepisów o czasie prowadzenia pojazdu, tachografach oraz czasie pracy kierowców. Sam aktualny tekst jednolity trzeba jednak traktować jako podstawowy dokument do bieżącej lektury obowiązujących reguł.

W obwieszczeniu odtworzono również przepis przejściowo-techniczny nowelizacji:

„§ 2. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.”

— § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 16 stycznia 2025 r.

Ten przepis nie opisuje sposobu oceny przedsiębiorcy, ale pozwala właściwie odczytać historię regulacji: nowelizacja nie działała od dnia jej podpisania, lecz po upływie wskazanego terminu od ogłoszenia.

Co dokładnie mówią przepisy: dwa obszary ryzyka

Zakres regulacji jest wyraźnie ograniczony. Zgodnie z § 1 rozporządzenie określa system oceny ryzyka podmiotów wykonujących przewóz drogowy w związku z naruszeniami dwóch grup obowiązków:

czasu prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerw i odpoczynku kierowców;
stanu technicznego pojazdów kategorii M2, M3, N2 i N3 oraz przyczep kategorii O3 i O4.

Pierwsza grupa dotyczy przede wszystkim organizacji pracy kierowcy i danych rejestrowanych przy użyciu tachografu. Druga koncentruje się na stanie technicznym określonych kategorii pojazdów i przyczep. To ważne rozróżnienie: przepisy nie budują jednego, abstrakcyjnego wskaźnika „dobrej firmy transportowej”, lecz odnoszą się do konkretnych rodzajów naruszeń.

Sedno § 1 brzmi następująco:

„Rozporządzenie określa system oceny ryzyka podmiotów wykonujących przewóz drogowy w zakresie występowania naruszeń dotyczących: 1) czasu prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerw i czasu odpoczynku kierowców; 2) stanu technicznego pojazdów…”

— § 1 rozporządzenia w sprawie systemu oceny ryzyka

Prostym językiem: dla oceny ryzyka liczy się nie tylko to, czy doszło do incydentalnego uchybienia, ale także to, że naruszenia są gromadzone i przypisywane podmiotom wykonującym przewóz drogowy w systemie przewidzianym przez rozporządzenie.

Czas jazdy, odpoczynki i tachografy

Zgodnie z § 2 ust. 1 system w tym obszarze tworzą trzy elementy. Po pierwsze, wykaz naruszeń dotyczących czasu prowadzenia pojazdu, przerw, odpoczynków oraz stosowania tachografów — określony w załączniku do rozporządzenia. Po drugie, wzór do obliczania stopnia ryzyka oraz sposób jego obliczania. Po trzecie, wykaz podmiotów zawierający informację o stopniu ryzyka i przypisaniu do odpowiedniego przedziału ryzyka.

Przepis ujmuje tę konstrukcję następująco:

„System oceny ryzyka podmiotów wykonujących przewóz drogowy w zakresie występowania naruszeń dotyczących czasu prowadzenia pojazdu, obowiązkowych przerw i czasu odpoczynku kierowców tworzą: (…) wykaz naruszeń (…) [oraz] wzór służący obliczeniu stopnia ryzyka…”

— § 2 ust. 1 pkt 1–2 rozporządzenia w sprawie systemu oceny ryzyka

Dla przewoźnika szczególnie istotne są dwa słowa: „wykaz naruszeń” i „obliczenie stopnia ryzyka”. Pierwsze oznacza, że kwalifikacja danego zdarzenia ma znaczenie systemowe. Drugie — że informacje o naruszeniach nie pozostają wyłącznie w protokole pojedynczej kontroli, lecz służą ustalaniu poziomu ryzyka podmiotu.

Stan techniczny pojazdów: skąd pochodzą dane

Inaczej zbudowano system odnoszący się do stanu technicznego pojazdów. § 2 ust. 2 pkt 1 przewiduje wykaz podmiotów dokonujących naruszeń technicznych. Tworzy się go na podstawie dwóch źródeł: danych z centralnej ewidencji naruszeń stwierdzonych podczas kontroli oraz informacji przekazywanych Głównemu Inspektorowi Transportu Drogowego przez system RSI.

Centralna ewidencja naruszeń to wskazany w ustawie o transporcie drogowym zbiór informacji o naruszeniach stwierdzonych w wyniku kontroli. Z kolei system RSI jest systemem wymiany komunikatów dotyczącym pojazdów użytkowych z poważnymi albo niebezpiecznymi usterkami ujawnionymi podczas drogowej kontroli technicznej.

„[Wykaz] tworzony [jest] na podstawie: a) informacji i danych zgromadzonych w centralnej ewidencji naruszeń stwierdzonych w wyniku przeprowadzonych kontroli (…) oraz b) informacji (…) otrzymanych przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego za pośrednictwem systemu wymiany komunikatów (systemu RSI)…”

— § 2 ust. 2 pkt 1 lit. a–b rozporządzenia w sprawie systemu oceny ryzyka

Wynika z tego, że zarządzanie stanem technicznym floty nie powinno kończyć się na usunięciu usterki po kontroli. Znaczenie ma również to, że ustalenie kontrolne staje się informacją wykorzystywaną przy tworzeniu wykazu podmiotów dokonujących naruszeń.

Praktyczne konsekwencje: ryzyko buduje się z danych o naruszeniach

System należy rozumieć jako narzędzie selekcji i klasyfikacji oparte na stwierdzonych naruszeniach. W obszarze czasu jazdy i odpoczynków rozporządzenie przewiduje stopień ryzyka oraz przedziały ryzyka. W obszarze technicznym przewiduje wykaz podmiotów, wobec których stwierdzono naruszenia dotyczące stanu technicznego wskazanych pojazdów i przyczep.

Dla firmy transportowej praktyczny wniosek jest prosty: zgodność (compliance, czyli zorganizowany sposób zapewniania przestrzegania obowiązków) musi obejmować zarówno zachowania kierowców, jak i działania dyspozytorów, osób rozliczających tachografy oraz osób odpowiedzialnych za utrzymanie pojazdów.

Jak to działa w praktyce

Jeżeli przedsiębiorca ma problem z dokumentowaniem aktywności kierowców, a podczas kontroli zostają stwierdzone naruszenia czasu prowadzenia pojazdu, przerw lub odpoczynków, zdarzenia te należą do obszaru objętego § 2 ust. 1. Nie wystarczy więc po kontroli „uzupełnić” dokumenty. Należy ustalić przyczynę problemu: czy plan tras wymuszał zbyt długą jazdę, czy dane z tachografu były prawidłowo analizowane, czy kierowcy otrzymywali jasne instrukcje.

Podobnie przy usterkach technicznych: reakcja powinna obejmować nie tylko naprawę konkretnego pojazdu, ale również sprawdzenie procedury dopuszczania pojazdów do trasy i dokumentowania przeglądów oraz zgłoszeń kierowców.

Warto pamiętać o znaczeniu dowodów już na etapie kontroli. W wyroku dotyczącym przejazdu pojazdu z warsztatu do bazy przedsiębiorcy Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu wskazał, że przedsiębiorca nie przedłożył dowodów na wykonywanie dodatkowych prób drogowych. Sąd odróżnił faktyczną próbę drogową po naprawie od przejazdu do bazy mającego wprowadzić pojazd do regularnej eksploatacji. To przykład, że deklaracja bez dokumentów może nie wystarczyć.

Na co uważać przed kontrolą lub audytem

Przedsiębiorca powinien przygotować nie tylko same dokumenty, lecz także spójny sposób ich tworzenia, sprawdzania i archiwizowania. Audyt wewnętrzny — czyli własne, uporządkowane sprawdzenie zgodności przed kontrolą zewnętrzną — warto oprzeć na dwóch obszarach rozporządzenia.

Po pierwsze, trzeba regularnie analizować dane dotyczące czasu jazdy, przerw, odpoczynków i stosowania tachografów. Przy każdym stwierdzonym problemie warto odnotować jego przyczynę, działania naprawcze oraz osobę odpowiedzialną za wdrożenie korekty.

Po drugie, należy zadbać o dokumentację techniczną pojazdów objętych § 1 pkt 2. Przydatne będą zwłaszcza zapisy dotyczące zgłoszeń usterek, ich usunięcia oraz kontroli stanu pojazdu przed wykorzystaniem go w przewozie.

Nie należy też automatycznie zakładać, że przejazd związany z warsztatem wyłącza obowiązki dotyczące rejestracji aktywności kierowcy. W sprawie III SA/Po 54/22 sąd podkreślił, że przejazd z warsztatu do bazy nie został uznany za przewóz wykonywany „w ramach napraw albo konserwacji”. O kwalifikacji decyduje rzeczywisty cel i udowodnione okoliczności przejazdu.

Co to oznacza w praktyce

Traktuj naruszenia tachografowe i dotyczące czasu pracy jako dane wpływające na ocenę ryzyka, a nie wyłącznie pojedynczy problem kierowcy.
Prowadź czytelną dokumentację analiz i działań naprawczych: kto wykrył nieprawidłowość, czego dotyczyła i jak jej zapobiegnięto.
Powiąż obsługę techniczną floty z procedurą dopuszczania pojazdu do trasy. Sam fakt późniejszej naprawy nie usuwa znaczenia wcześniej stwierdzonego naruszenia.
Nie opieraj się na ustnych wyjaśnieniach dotyczących celu przejazdu lub stanu pojazdu. Gdy okoliczność ma uzasadniać wyjątek, potrzebne są dowody.
Czytaj rozporządzenie wraz z obwieszczeniem o tekście jednolitym: aktualne brzmienie zawiera zmiany z 2025 r., ale obwieszczenie wyjaśnia także unijne tło i termin wejścia w życie tej nowelizacji.