Nowe reguły równego traktowania w pracy: od 5 listopada 2026 r. rosną obowiązki pracodawc…

Nowelizacja Kodeksu pracy i Kodeksu postępowania cywilnego z 19 czerwca 2026 r. zmienia sposób, w jaki firmy powinny zapobiegać dyskryminacji, reagować na zgłoszenia i prowadzić dokumentację kadrową. Dla pracowników oznacza to wyraźniejsze roszczenia i reguły dowodowe, a dla pracodawców — większe ryzyko sporu, jeśli procedury pozostaną tylko na papierze.

Kontekst: nowelizacja skupiona na równości, prewencji i sporach pracowniczych

Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego została ogłoszona w Dzienniku Ustaw jako Dz.U. 2026 poz. 1046. Wejdzie w życie 5 listopada 2026 r.

Jej rdzeniem jest przebudowa regulacji o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Równe traktowanie nie ogranicza się już w praktyce do zakazu oczywistego, bezpośredniego gorszego traktowania konkretnej osoby. Ustawa wyraźnie obejmuje też dyskryminację „przez założenie” oraz „przez skojarzenie”, wzmacnia ochronę przed odwetem i nakłada na pracodawcę obowiązek systematycznego działania.

Nowelizacja zmienia w szczególności art. 18^3a, art. 18^3d, art. 18^3e i art. 94 Kodeksu pracy, a także dodaje art. 18^3f i art. 18^3g. Przewiduje również zmiany w Kodeksie postępowania cywilnego (KPC), czyli ustawie regulującej przebieg spraw przed sądem cywilnym, w tym spraw z zakresu prawa pracy. Dotyczą one art. 47 § 2 pkt 1, art. 461 § 1^1 oraz nowego art. 477^6a KPC.

Dla sporów wszczętych i niezakończonych przed 5 listopada 2026 r. nadal mają mieć zastosowanie dotychczasowe przepisy KPC. To istotne: podobne spory mogą być prowadzone według odmiennych reguł procesowych, zależnie od daty wszczęcia postępowania.

Co dokładnie mówią zmienione przepisy Kodeksu pracy

Równe traktowanie: nie tylko zakaz dyskryminacji „wprost”

Art. 18^3a § 2 Kodeksu pracy otrzymuje nowe brzmienie. Przepis definiuje równe traktowanie jako brak dyskryminacji bezpośredniej albo pośredniej z przyczyn wskazanych w § 1. Dodaje zarazem ważne zastrzeżenie: nierówne traktowanie może być dopuszczalne, jeżeli jest obiektywnie uzasadnione — czyli oparte na rzeczywistych, dających się racjonalnie wykazać potrzebach, a nie na stereotypie lub wygodzie organizacyjnej.

Tak brzmi zasadnicza reguła:

Równe traktowanie w zatrudnieniu oznacza niedyskryminowanie w jakikolwiek sposób, bezpośrednio lub pośrednio, z przyczyn określonych w § 1. Niejednakowe traktowanie jest dopuszczalne i nie stanowi dyskryminacji, gdy jest obiektywnie uzasadnione.

— Kodeks pracy, art. 18^3a § 2 w brzmieniu nadanym art. 1 pkt 1 lit. a ustawy nowelizującej

W prostych słowach: nie każda różnica między pracownikami będzie zakazana. Pracodawca musi jednak umieć wyjaśnić, dlaczego zastosował różne kryteria, i wykazać ich związek z pracą lub uzasadnioną potrzebą organizacji.

Art. 18^3a § 3 doprecyzowuje z kolei dyskryminację bezpośrednią. Występuje ona, gdy osoba jest w porównywalnej sytuacji traktowana gorzej z jednej lub kilku chronionych przyczyn.

Dyskryminacja przez założenie i przez skojarzenie

Nowy art. 18^3a § 4^1 wprowadza dwa pojęcia, które warto od razu przełożyć na język codziennej praktyki.

Dyskryminacja przez założenie występuje wtedy, gdy pracodawca przypisuje pracownikowi określoną cechę, choć jej faktycznie nie ma.
Dyskryminacja przez skojarzenie polega na gorszym traktowaniu pracownika dlatego, że jest powiązany z osobą mającą określoną cechę.

Przepis ujmuje to następująco:

Dyskryminowanie istnieje także wtedy, gdy pracownik z jednej lub z kilku przyczyn określonych w § 1 jest traktowany w porównywalnej sytuacji mniej korzystnie niż jest, był lub byłby traktowany inny pracownik, choćby przyczyna ta była mylnie z nim wiązana (dyskryminacja przez założenie) lub z uwagi na powiązanie z osobą, której ta przyczyna dotyczy (dyskryminacja przez skojarzenie).

— Kodeks pracy, art. 18^3a § 4^1 dodany art. 1 pkt 1 lit. b ustawy nowelizującej

Przykład praktyczny: pracownik może zostać pominięty przy awansie nie dlatego, że sam ma konkretną cechę, ale dlatego, że pracodawca błędnie mu ją przypisuje. Podobnie ryzyko naruszenia może powstać, gdy ktoś jest gorzej traktowany z powodu relacji z osobą, której dotyczy dana przyczyna — np. członkiem rodziny.

Nowe brzmienie art. 18^3a § 5 zalicza do przejawów dyskryminowania również nakazywanie lub zachęcanie innych osób do naruszenia zasady równego traktowania. Obejmuje też molestowanie, rozumiane jako niepożądane zachowanie naruszające godność i tworzące zastraszającą, wrogą, poniżającą, upokarzającą albo uwłaczającą atmosferę.

Zadośćuczynienie, odszkodowanie i ochrona przed odwetem

Art. 18^3d § 1 wprowadza alternatywę roszczeń. Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania, może żądać zadośćuczynienia (pieniężnej rekompensaty za krzywdę niemajątkową) albo odszkodowania (wyrównania uszczerbku majątkowego).

Minimalny próg obu roszczeń został powiązany z minimalnym wynagrodzeniem za pracę:

Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do zadośćuczynienia w wysokości nieniższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów, lub prawo do odszkodowania.

— Kodeks pracy, art. 18^3d § 1 w brzmieniu nadanym art. 1 pkt 2 ustawy nowelizującej

Jeżeli naruszenia są wielokrotne, art. 18^3d § 2 przewiduje zadośćuczynienie w kwocie odpowiednio wyższej, nie niższej niż trzykrotność minimalnego wynagrodzenia. Zgodnie z § 3 „wielokrotne naruszenie” oznacza nie tylko powtarzalność tej samej praktyki, lecz także naruszenia z wielu przyczyn albo jednorazowe naruszenie z wielu przyczyn jednocześnie.

Zmieniony art. 18^3e § 1 zakazuje działań odwetowych. Skorzystanie z praw przysługujących pracownikowi z powodu naruszenia prawa pracy — w tym równego traktowania — nie może prowadzić do niekorzystnego traktowania. Ustawa szczególnie wskazuje, że nie może być przyczyną wypowiedzenia ani rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Ochrona obejmie też pracownika wspierającego osobę dochodzącą swoich praw, niezależnie od formy tego wsparcia. Jest jednak ważne ograniczenie: art. 18^3e § 4 wyłącza ochronę osoby, która wiedziała, że do naruszenia prawa pracy nie doszło.

Spór sądowy: pracownik ma uprawdopodobnić, pracodawca ma wykazać

Nowy art. 18^3f § 1 rozstrzyga rozkład ciężaru argumentacji i dowodów w sprawie o naruszenie zasady równego traktowania. Uprawdopodobnienie oznacza przedstawienie takich okoliczności, które czynią zarzut wiarygodnym, choć nie muszą jeszcze przesądzać sprawy w sposób definitywny.

W przypadku uprawdopodobnienia naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu pracodawca, któremu zarzucono naruszenie tej zasady, jest obowiązany wykazać, że nie dopuścił się jej naruszenia.

— Kodeks pracy, art. 18^3f § 2 dodany art. 1 pkt 3 ustawy nowelizującej

To bardzo praktyczna zmiana dla prowadzenia akt i komunikacji wewnętrznej. Gdy pracownik przedstawi wiarygodne fakty wskazujące na nierówne traktowanie, pracodawca będzie musiał wykazać, że decyzja była zgodna z prawem i oparta na obiektywnych kryteriach.

Dlatego szczególnego znaczenia nabierają dokumenty pokazujące, jak podjęto decyzję o zatrudnieniu, awansie, zmianie wynagrodzenia, odmowie szkolenia czy zakończeniu współpracy. Sama ogólna deklaracja, że firma „nie dyskryminuje”, nie wykaże jeszcze legalności konkretnej decyzji.

Dokumentacja kadrowa: obowiązek ma być systematyczny, nie pozorny

Nowy art. 18^3g Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek systematycznego przeciwdziałania naruszeniom zasady równego traktowania. Ustawa wymienia tu działania prewencyjne, wykrywanie naruszeń, właściwe reagowanie, działania naprawcze oraz wsparcie osób dotkniętych nierównym traktowaniem.

Jednocześnie art. 94 pkt 2b Kodeksu pracy rozszerza ogólny obowiązek pracodawcy: ma on przeciwdziałać wszelkiemu nierównemu traktowaniu, dyskryminacji oraz mobbingowi. Dodany art. 94 pkt 2c odnosi się do przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika, zwłaszcza w obszarach zdrowia, sfery osobistej, reputacji i właściwej komunikacji w miejscu pracy.

Ustawa przewiduje sześć miesięcy na dostosowanie istniejącego regulaminu albo na wydanie regulaminu. Warto więc wykorzystać ten czas nie tylko na zmianę słownictwa dokumentu, lecz także na uporządkowanie procedur: kanału zgłoszeń, sposobu wyjaśniania sprawy, zasad ochrony zgłaszającego, dokumentowania ustaleń i wdrażania działań naprawczych.

Na co uważać

Największym błędem byłoby potraktowanie nowelizacji jako obowiązku stworzenia jednego dodatkowego formularza. Art. 18^3g wymaga bowiem systematycznego przeciwdziałania, a więc procesu działającego przed zgłoszeniem, w trakcie jego badania i po stwierdzeniu naruszenia.

Trzeba też rozdzielić dwie kwestie. Po pierwsze, regulamin lub procedura mają opisywać standard postępowania. Po drugie, dokumentacja konkretnej decyzji kadrowej powinna pozwalać wykazać jej obiektywne podstawy. To właśnie ta druga dokumentacja może przesądzić o wyniku sporu.

W sprawach rozpoczętych przed 5 listopada 2026 r. należy dodatkowo sprawdzić przepisy przejściowe. W toku sporów pracowniczych nie można automatycznie zakładać, że nowe reguły KPC obejmą sprawę już zawisłą przed sądem.

Co to oznacza w praktyce

Zaktualizuj regulamin i procedury w ciągu sześciu miesięcy. Uwzględnij dyskryminację przez założenie i przez skojarzenie, ochronę przed odwetem oraz zasady wsparcia osoby zgłaszającej problem.
Dokumentuj obiektywne kryteria decyzji kadrowych. Dotyczy to zwłaszcza rekrutacji, awansów, podwyżek, dostępu do szkoleń i zakończenia zatrudnienia.
Przygotuj osoby zarządzające zespołami. To przełożeni najczęściej formułują komunikaty i podejmują decyzje, które później mogą być oceniane jako nierówne traktowanie lub naruszenie godności.
Nie reaguj represyjnie na skargę ani wsparcie udzielone skarżącemu. Nowy art. 18^3e chroni nie tylko osobę dochodzącą swoich praw, ale również pracownika, który jej pomaga.
W sporze nie czekaj na pozew z kompletowaniem materiału. Po uprawdopodobnieniu naruszenia to pracodawca ma wykazać, że nie naruszył zasady równego traktowania.

Źródła

Ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. 2026 poz. 1046