Elektroniczna dokumentacja medyczna: po nowym tekście jednolitym sprawdź system, procedur…

Nowy tekst jednolity rozporządzenia o rodzajach elektronicznej dokumentacji medycznej porządkuje przepisy po zmianie z 2025 r. Dla podmiotów leczniczych jest to praktyczna mapa: pokazuje, które dokumenty są obecnie wskazane jako EDM i przypomina, że okres przejściowy dla dwóch kart ratownictwa medycznego już się zakończył. Warto więc zestawić katalog dokumentów z konfiguracją systemów IT i wewnętrznymi procedurami.

Kontekst: dlaczego opublikowano nowy tekst jednolity

Minister Zdrowia ogłosił 30 lipca 2026 r. jednolity tekst rozporządzenia z 8 maja 2018 r. w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej. Tekst jednolity nie jest nowym rozporządzeniem ani kolejną zmianą obowiązków sam w sobie. To urzędowo uporządkowane brzmienie aktu, które łączy przepisy podstawowe z późniejszymi nowelizacjami.

Obwieszczenie opublikowane w Dz.U. poz. 1059 uwzględnia zmianę wprowadzoną rozporządzeniem z 9 lipca 2025 r. Najważniejsza praktyczna różnica wobec wcześniejszego tekstu jednolitego z 2023 r. polega na rozszerzeniu katalogu EDM o dwa dokumenty związane z ratownictwem medycznym:

kartę medycznych czynności ratunkowych;
kartę medyczną lotniczego zespołu ratownictwa medycznego.

W samym obwieszczeniu wyraźnie wskazano, że nowy tekst scalony uwzględnia zmianę z 2025 r.

„ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 8 maja 2018 r. w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej (Dz. U. z 2023 r. poz. 1851), z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 9 lipca 2025 r.”

— Obwieszczenie Ministra Zdrowia z 30 lipca 2026 r., pkt 1

To właśnie tekst jednolity z 2026 r. powinien być podstawowym punktem odniesienia przy przeglądzie procedur i systemów. Trzeba jednak pamiętać o ważnej technicznej cesze tekstów jednolitych: zwykle nie zawierają one przepisów przejściowych z aktów nowelizujących. Dlatego przy ustalaniu, od kiedy dokument miał być prowadzony elektronicznie, trzeba zajrzeć również do nowelizacji z 2025 r.

Co dokładnie mówią przepisy: dziewięć rodzajów EDM

Podstawą katalogu jest § 1 rozporządzenia z 8 maja 2018 r. w brzmieniu ogłoszonym tekstem jednolitym z 2026 r. Przepis nie opisuje wszystkich możliwych dokumentów medycznych. Wskazuje natomiast, które dokumenty „stanowią” elektroniczną dokumentację medyczną, czyli EDM.

Początek § 1 jest sformułowany jednoznacznie:

„Elektroniczną dokumentację medyczną stanowią:”

— § 1 rozporządzenia w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1059

Aktualny katalog obejmuje dziewięć pozycji.

Po pierwsze, § 1 pkt 1 obejmuje informację sporządzaną w razie odmowy przyjęcia pacjenta do szpitala. Ma ona dotyczyć m.in. rozpoznania choroby, problemu zdrowotnego lub urazu, wyników badań, przyczyny odmowy, udzielonych świadczeń i ewentualnych zaleceń.

Po drugie, § 1 pkt 2 wskazuje informację dla lekarza kierującego pacjenta do poradni specjalistycznej albo leczenia szpitalnego. Chodzi o dane dotyczące rozpoznania, leczenia, rokowania, przepisanych leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego, wyrobów medycznych, dawkowania oraz wizyt kontrolnych.

Kolejne pozycje to:

karta informacyjna z leczenia szpitalnego (§ 1 pkt 3);
wyniki badań laboratoryjnych wraz z opisem (§ 1 pkt 4);
opis badań diagnostycznych innych niż laboratoryjne (§ 1 pkt 5);
karta profilaktycznego badania ucznia (§ 1 pkt 6);
Indywidualny Plan Opieki Medycznej, czyli dokument określający plan opieki nad pacjentem (§ 1 pkt 7);
karta medycznych czynności ratunkowych (§ 1 pkt 8);
karta medyczna lotniczego zespołu ratownictwa medycznego (§ 1 pkt 9).

Dwa ostatnie punkty są efektem nowelizacji z 2025 r. Przepis zmieniający ujął je dosłownie następująco:

„8) karta medycznych czynności ratunkowych, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;
9) karta medyczna lotniczego zespołu ratownictwa medycznego, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.”

— § 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 9 lipca 2025 r., Dz.U. poz. 930

W prostych słowach: podmiot, który wytwarza którykolwiek z dokumentów wymienionych w § 1, powinien rozpoznać go w swoim obiegu jako dokument należący do ustawowo określonej kategorii EDM.

Co zmieniło się w 2025 r. i jak czytać przepisy przejściowe

W tekście jednolitym z 2023 r. katalog kończył się na pkt 7, czyli Indywidualnym Planie Opieki Medycznej. W 2025 r. dopisano pkt 8 i 9, dotyczące odpowiednio dokumentacji medycznych czynności ratunkowych i lotniczego zespołu ratownictwa medycznego.

Nowelizacja weszła w życie 26 lipca 2025 r. Jednocześnie jej § 2 przewidział czasowe odstępstwo:

„Karta medycznych czynności ratunkowych oraz karta medyczna lotniczego zespołu ratownictwa medycznego mogą być prowadzone na dotychczasowych zasadach do dnia 31 grudnia 2025 r.”

— § 2 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 9 lipca 2025 r., Dz.U. poz. 930

„Dotychczasowe zasady” oznaczały możliwość czasowego kontynuowania wcześniejszego sposobu prowadzenia tych kart. Przepis wyznaczył jednak nieprzekraczalną datę 31 grudnia 2025 r. Dziś nie jest to już aktualna furtka organizacyjna.

Dlaczego § 2 nie widać w załączniku do obwieszczenia z 2026 r.? Samo obwieszczenie wyjaśnia, że tekst jednolity go nie obejmuje. To typowa konstrukcja: tekst jednolity pokazuje obecne, trwałe brzmienie rozporządzenia, ale nie zawsze powtarza jednorazowe regulacje przejściowe. Nie należy zatem wyciągać z braku § 2 w tekście jednolitym wniosku, że przejściowa możliwość nadal istnieje.

Podobny mechanizm wystąpił wcześniej przy karcie profilaktycznego badania ucznia. Nowelizacja uwzględniona w tekście jednolitym z 2023 r. pozwalała prowadzić tę kartę na dotychczasowych zasadach do 31 sierpnia 2027 r. Ten termin wynikał z przepisów przejściowych, a nie z samej listy w § 1.

Praktyczne konsekwencje dla podmiotów leczniczych i systemów IT

Pierwszym zadaniem jest odróżnienie dwóch pytań: czy dany dokument jest EDM oraz czy system faktycznie umożliwia jego prawidłowe prowadzenie w przyjętym obiegu. § 1 rozporządzenia odpowiada na pierwsze pytanie, wskazując katalog dokumentów. Drugie wymaga sprawdzenia lokalnych rozwiązań organizacyjnych i informatycznych.

W praktyce podmiot leczniczy powinien zestawić katalog z § 1 z dokumentami generowanymi przez swoje komórki organizacyjne. Szczególną uwagę powinny zwrócić podmioty wykonujące medyczne czynności ratunkowe oraz zespoły lotniczego ratownictwa medycznego. Ich systemy nie mogą pozostać skonfigurowane tak, jakby wskazane karty nadal funkcjonowały wyłącznie na zasadach sprzed zmiany z 2025 r.

Jak to działa w praktyce? Jeżeli zespół ratownictwa sporządza kartę medycznych czynności ratunkowych, nie wystarczy ustalić, że formularz istnieje w systemie. Trzeba sprawdzić, czy jest on właściwie oznaczony w obiegu jako dokument z § 1 pkt 8, czy użytkownicy stosują aktualną procedurę oraz czy rozwiązanie nie opiera się na zakończonym 31 grudnia 2025 r. modelu przejściowym.

Warto też pamiętać, że dokumentacja medyczna zawiera dane o zdrowiu. W decyzji UODO dotyczącej dokumentacji medycznej podkreślono obowiązek podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych dotyczący prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji oraz ochrony danych, które ona zawiera. Dla IT oznacza to, że wdrożenie nowego rodzaju dokumentu nie może sprowadzić się do dodania kolejnego formularza bez weryfikacji zasad dostępu i ochrony danych.

Na co uważać

Najczęstsze ryzyko polega na korzystaniu wyłącznie ze starszego tekstu jednolitego z 2023 r. Nie obejmuje on pkt 8 i 9 § 1, a więc nie pokazuje zmian dotyczących dokumentacji ratownictwa medycznego.

Drugie ryzyko to odwrotna pomyłka: odczytanie tekstu jednolitego bez analizy nowelizacji. W rezultacie można nie zauważyć przepisu przejściowego i błędnie ustalić datę, od której należało dostosować proces.

Trzecia kwestia dotyczy zakresu rozporządzenia. Akt ten określa rodzaje EDM. Nie należy dopisywać do § 1 innych dokumentów tylko dlatego, że są tworzone cyfrowo. Jednocześnie brak dokumentu na tej liście nie przesądza o tym, czy i w jakiej postaci jest on prowadzony na podstawie innych przepisów.

Co to oznacza w praktyce

Korzystaj z tekstu jednolitego z 2026 r. jako aktualnej listy rodzajów EDM, a nie z wersji ogłoszonej w 2023 r.
Zweryfikuj katalog dokumentów w systemie IT względem wszystkich dziewięciu punktów § 1, zwłaszcza pkt 8 i 9.
Nie opieraj procedur ratownictwa na okresie przejściowym, ponieważ możliwość prowadzenia dwóch kart na dotychczasowych zasadach obowiązywała tylko do 31 grudnia 2025 r.
Sprawdź procedury dla dokumentacji ucznia, pamiętając, że odrębny przepis przejściowy przewiduje dla niej termin do 31 sierpnia 2027 r.
Połącz analizę prawną z audytem operacyjnym: formularze, uprawnienia użytkowników, obieg dokumentu i instrukcje dla personelu powinny odpowiadać aktualnemu katalogowi EDM.

Elektroniczna dokumentacja medyczna: po nowym tekście jednolitym sprawdź system, procedury i dokumenty ratownictwa