Świadectwo służby w Służbie Celno-Skarbowej: nowy tekst jednolity, nowy wzór i pułapki pr…

Świadectwo służby dokumentuje nie tylko przebieg służby funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej, lecz także dane potrzebne do ustalenia jego uprawnień służbowych i ubezpieczeniowych. Od 2 września 2026 r. podstawowym punktem odniesienia jest nowy tekst jednolity rozporządzenia, ale przy sprawach rozpoczętych przed zmianą nie wolno pominąć przepisów przejściowych z 2025 r. Z lektury wynika, jakie dane sprawdzić w dokumencie, kiedy korzystać z aktualnego wzoru oraz dlaczego sam tekst jednolity nie daje pełnej odpowiedzi w sprawach „w toku”.

Kontekst: od rozproszonego tekstu do jednolitego rozporządzenia z 2026 r.

Regulację świadectwa służby wydano na podstawie art. 188 ust. 4 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej. Przepis ustawowy upoważnia ministra do określenia m.in. treści dokumentu, sposobu jego wydawania i poprawiania oraz wzoru formularza. Wykonaniem tej delegacji jest rozporządzenie Ministra Finansów z 16 lutego 2018 r.

We wrześniu 2025 r. rozporządzenie zostało znowelizowane. Zmiana objęła katalog danych wpisywanych do świadectwa oraz cały załącznik, czyli urzędowy wzór formularza. Następnie Minister Finansów i Gospodarki ogłosił obwieszczeniem z 23 sierpnia 2026 r. nowy tekst jednolity rozporządzenia, opublikowany w Dz.U. pod poz. 1168.

Tekst jednolity to urzędowo uporządkowana wersja aktu: łączy pierwotne rozporządzenie z późniejszymi zmianami. Nie jest samodzielną nowelizacją i nie tworzy odrębnych nowych obowiązków. Jego istotą jest umożliwienie posługiwania się jednym, aktualnym brzmieniem przepisów zamiast zestawiania aktu podstawowego z ustawą zmieniającą.

Obwieszczenie wyraźnie wskazuje, że tekst jednolity obejmuje rozporządzenie z 2018 r. z uwzględnieniem zmian dokonanych rozporządzeniem z 27 sierpnia 2025 r.

„ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2018 r. w sprawie świadectwa służby funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej”

— Obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z 23 sierpnia 2026 r., pkt 1

W praktyce oznacza to, że przy sporządzaniu nowego świadectwa punktem wyjścia powinno być rozporządzenie w tekście jednolitym z 2026 r., a nie tekst jednolity z 2022 r. (Dz.U. poz. 1226). Jednak w sprawach wszczętych przed wejściem w życie nowelizacji z 2025 r. trzeba dodatkowo sięgnąć do samego rozporządzenia zmieniającego.

Co dokładnie mówią przepisy: zakres i zawartość świadectwa

Zgodnie z § 1 rozporządzenia, akt reguluje cztery obszary: szczegółowe dane w świadectwie, tryb jego wydawania i sprostowania, informacje wpisywane na żądanie funkcjonariusza oraz wzór formularza. Innymi słowy, rozporządzenie nie opisuje ogólnie statusu służby, ale precyzyjnie odpowiada na pytanie: co ma znaleźć się w dokumencie i jak należy się nim posługiwać.

„Rozporządzenie określa:

szczegółowe dane, które powinno zawierać świadectwo służby;

tryb wydawania i dokonywania sprostowań świadectwa służby;

informacje, które są zamieszczane w świadectwie służby na żądanie funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej”

— § 1 pkt 1–3 rozporządzenia w tekście jednolitym, Dz.U. z 2026 r. poz. 1168

Najważniejszy dla treści dokumentu jest § 2 ust. 1. Nakazuje on zamieszczać dane potrzebne do ustalenia uprawnień wynikających ze stosunku służbowego oraz z ubezpieczenia społecznego. Chodzi więc o informacje, które mogą mieć znaczenie np. przy ustalaniu stażu, rozliczeniu urlopu lub ocenie okresów służby.

W szczególności świadectwo obejmuje:

imię albo imiona, nazwisko, datę i miejsce urodzenia funkcjonariusza;
jednostki organizacyjne, w których pełnił służbę, okresy służby albo zatrudnienia oraz rodzaj służby — przygotowawczą lub stałą;
okresy służby lub zatrudnienia w szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów emerytalno-rentowych;
stanowisko i stopień służbowy w dniu zwolnienia, wygaśnięcia stosunku służbowego, wydalenia ze Służby Celno-Skarbowej albo przekształcenia stosunku służbowego w stosunek pracy;
podstawę prawną tego zdarzenia;
informacje urlopowe i wskazane w § 2 ust. 1 pkt 5 zwolnienia;
dane dotyczące wykorzystanych urlopów, w tym urlopów związanych z rodzicielstwem;
wskazane w przepisie okresy nieskładkowe, czyli okresy uwzględniane na zasadach odmiennych niż okresy opłacania składek.

Istotne jest to, że w aktualnym § 2 ust. 1 pkt 1 nie ma już obowiązku wpisywania imion rodziców funkcjonariusza. To jedna z konkretnych zmian dokonanych w 2025 r.

Co zmieniła nowelizacja z 2025 r.

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 27 sierpnia 2025 r. nie ograniczyło się do technicznej korekty. Zmieniło dane wymagane w § 2 ust. 1, a także nadało nowe brzmienie załącznikowi zawierającemu wzór świadectwa.

W § 2 ust. 1 pkt 5 dodano obowiązek wskazania wykorzystanego w roku ustania stosunku służbowego:

urlopu opiekuńczego, o którym mowa w art. 218a ustawy o KAS;
zwolnienia, o którym mowa w art. 218b ustawy o KAS, wykazywanego w dniach lub godzinach.

Ponadto w § 2 ust. 1 pkt 6, po danych o urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodano pozycję dotyczącą uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Świadectwo ma obejmować jego podstawę prawną, wymiar i okres trwania.

„d) dni wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, urlopu opiekuńczego, o którym mowa w art. 218a ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej, zwanej dalej „ustawą”,
e) dni lub godzin wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, zwolnienia, o którym mowa w art. 218b ustawy;”

— § 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia zmieniającego z 27 sierpnia 2025 r.

Zmieniło się także brzmienie § 2 ust. 1 pkt 9: świadectwo ma podawać potrącenia z uposażenia, o których mówi art. 249 ustawy o KAS. Potrącenie oznacza odliczenie określonej kwoty od należnego uposażenia na podstawie wskazanej regulacji.

Najbardziej widoczną zmianą dla praktyki kadrowej jest jednak nowy formularz. Załącznik do nowelizacji zastąpił wcześniejszy wzór świadectwa. W jego pierwszej części przewidziano m.in. pola na dane osobowe, nazwy jednostek organizacyjnych i okresy służby albo zatrudnienia, a także rozróżnienie służby przygotowawczej oraz stałej. Formularz zawiera też miejsce na dane o służbie lub zatrudnieniu w szczególnym charakterze oraz stanowisku i stopniu służbowym na dzień zakończenia służby.

Przykład praktyczny: jeżeli stosunek służbowy ustał po wejściu w życie nowelizacji, dokument powinien nie tylko pomijać imiona rodziców, ale też zawierać pola i informacje odpowiadające nowemu wzorowi — w tym dane o urlopie opiekuńczym, jeżeli funkcjonariusz go wykorzystał.

Procedura i przepisy przejściowe: dlaczego data wszczęcia sprawy ma znaczenie

Nowelizacja z 2025 r. weszła w życie po upływie siedmiu dni od ogłoszenia. Jednocześnie § 2 rozporządzenia zmieniającego wprowadził rozdzielenie spraw już rozpoczętych.

Dla spraw o wydanie świadectwa służby rozpoczętych, lecz niezakończonych przed wejściem w życie nowelizacji, stosuje się nowe brzmienie przepisów. Inaczej potraktowano natomiast sprawy o sprostowanie świadectwa oraz wydanie jego odpisu (kopii dokumentu potwierdzającej jego treść): jeśli były wszczęte i niezakończone przed wejściem w życie zmiany, pozostają pod rządem przepisów dotychczasowych.

„Do spraw w zakresie sprostowania świadectwa służby oraz wydania odpisu świadectwa służby wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy rozporządzenia zmienianego w § 1, w brzmieniu dotychczasowym.”

— § 2 ust. 2 rozporządzenia zmieniającego z 27 sierpnia 2025 r.

To właśnie tych przepisów przejściowych nie zawiera tekst jednolity z 2026 r. Obwieszczenie wprost zaznacza ich wyłączenie. Dlatego używanie wyłącznie Dz.U. z 2026 r. poz. 1168 może nie wystarczyć w sprawie, która trwała już w chwili wejścia w życie nowelizacji.

W praktyce należy więc najpierw ustalić, czy chodzi o wydanie świadectwa, jego sprostowanie czy odpis, a potem zweryfikować datę wszczęcia sprawy. Dopiero na tej podstawie można prawidłowo wybrać wersję przepisów i formularza.

Przekształcenie służby w stosunek pracy: znaczenie uchwały Sądu Najwyższego

Świadectwo służby ma znaczenie również wtedy, gdy stosunek służbowy został przekształcony w stosunek pracy. Ten problem był przedmiotem uchwały Sądu Najwyższego z 2020 r., sygn. III PZP 7/19.

„Funkcjonariusz Służby Celno-Skarbowej, którego stosunek służbowy uległ przekształceniu w stosunek pracy otrzymuje świadectwo służby”

— uchwała Sądu Najwyższego z 2020 r., III PZP 7/19

Sąd Najwyższy przesądził zarazem, że obowiązek wydania dokumentu obciąża Skarb Państwa reprezentowany przez właściwą izbę administracji skarbowej. Warto to odróżnić od historycznych sporów o samą podstawę wydania świadectwa. Aktualny wzór formularza wprost przewiduje wariant „przekształcenia stosunku służbowego w stosunek pracy”, co pozwala odnotować to zdarzenie w dokumencie.

Na co uważać

Najczęstszy błąd polega na traktowaniu tekstu jednolitego jako kompletnego obrazu prawa w każdej sprawie. Jest on aktualnym tekstem rozporządzenia, ale z założenia nie obejmuje przepisów przejściowych nowelizacji.

Drugi obszar ryzyka to formularz. Po zmianie z 2025 r. nie wystarczy mechanicznie korzystać ze starego wzoru czy kopiować dane z wcześniejszych świadectw. Trzeba sprawdzić aktualny załącznik oraz wszystkie pola wymagane przez § 2 ust. 1.

Trzeci problem dotyczy rozróżnienia zdarzenia kończącego służbę. Przepisy i formularz odrębnie wskazują zwolnienie ze służby, wygaśnięcie stosunku służbowego, wydalenie ze Służby Celno-Skarbowej oraz przekształcenie stosunku służbowego w stosunek pracy. Wpisana podstawa prawna musi odpowiadać rzeczywistemu trybowi zakończenia służby.

Co to oznacza w praktyce

Korzystaj z tekstu jednolitego z 2026 r. jako podstawowej wersji rozporządzenia przy sporządzaniu nowych świadectw służby.
Porównaj dokument z nowym załącznikiem, ponieważ nowelizacja z 2025 r. wprowadziła nowy wzór formularza.
Sprawdź dane obowiązkowe z § 2 ust. 1: aktualnie nie wpisuje się imion rodziców, ale należy uwzględnić m.in. przewidziane ustawą informacje o urlopie opiekuńczym, zwolnieniu z art. 218b ustawy o KAS i uzupełniającym urlopie macierzyńskim — jeśli dotyczą funkcjonariusza.
Przed sprostowaniem albo wydaniem odpisu ustal datę wszczęcia sprawy. Dla spraw niezakończonych przed wejściem w życie nowelizacji z 2025 r. mogą nadal obowiązywać wcześniejsze przepisy.
Przy przekształceniu służby w stosunek pracy świadectwo również przysługuje, co jednoznacznie potwierdził Sąd Najwyższy w uchwale III PZP 7/19.

Świadectwo służby w Służbie Celno-Skarbowej: nowy tekst jednolity, nowy wzór i pułapki przepisów przejściowych