II OZ 1907/25

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Jerzy Siegień po rozpoznaniu w dniu 9 grudnia 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia Wspólnoty Mieszkaniowej [...] przy ul. [...] w K. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 31 lipca 2025 r., sygn. akt VII SA/Wa 452/25 o odrzuceniu skargi Wspólnoty Mieszkaniowej [...] przy ul. [...] w K. na postanowienie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 listopada 2024 r., znak DOZ-APN.650.364.2024.AB w przedmiocie stwierdzenia niedopuszczalności odwołania postanawia: oddalić zażalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie postanowieniem z 31 lipca 2025 r., sygn. akt VII SA/Wa 452/25, powołując się na art. 58 § 1 pkt 3 oraz art. 232 § 1 pkt 1 i § 2 w zw. z art. 225 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935, ze zm.), dalej: "p.p.s.a.", odrzucił skargę Wspólnoty Mieszkaniowej [...] przy ul. [...] w K. (dalej: "Wspólnota Mieszkaniowa", "strona skarżąca") na postanowienie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 6 listopada 2024 r., znak DOZ-APN.650.364.2024.AB w przedmiocie stwierdzenia niedopuszczalności odwołania i nakazał zwrócić stronie skarżącej uiszczony wpis od skargi oraz opłatę kancelaryjną. Sąd stwierdził, że strona skarżąca pomimo wezwania i pouczenia o skutkach niewykonania wezwania nie nadesłała dokumentu określającego umocowanie do reprezentowania Wspólnoty Mieszkaniowej (uchwała w sprawie wyboru zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej). Bezskuteczny upływ terminu na uzupełnienie braków formalnych skargi uzasadniał więc w ocenie Sądu odrzucenie skargi. Zażalenie na powyższe postanowienie złożyła Wspólnota Mieszkaniowa reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika wnosząc o jego uchylenie w całości. Zaskarżonemu postanowieniu zarzuciła naruszenie: art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. przez bezzasadne przyjęcie, że braki formalne skargi (brak dokumentu umocowania zarządu Wspólnoty) nie zostały uzupełnione, podczas gdy dowód umocowania znajdował się w aktach administracyjnych przekazanych sądowi przez organ; art. 54 § 2 p.p.s.a. przez pominięcie materiału znajdującego się w aktach administracyjnych stanowiących część akt sprawy sądowoadministracyjnej i zaniechanie uwzględnienia dokumentów wykazujących umocowanie zarządu Wspólnoty; art. 45 ust. 1 w zw. z art. 2 Konstytucji RP, poprzez odrzucenie skargi pomimo osiągnięcia celu przepisu art. 28 § 1 p.p.s.a., tj. wykazania umocowania, które znajduje się w aktach postępowania administracyjnego. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie. Zgodnie z art. 57 § 1 p.p.s.a. skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym. Pismo procesowe strony powinno spełniać określone warunki formalne, bez których nie można nadać mu prawidłowego biegu. Wymogi formalne składanych pism uregulowane zostały w art. 46 p.p.s.a. Skarga w szczególności powinna zawierać podpis strony lub jej pełnomocnika (art. 46 § 1 pkt 4 p.p.s.a.), przy czym pełnomocnik obowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa (art. 37 § 1 p.p.s.a.). Z kolei zgodnie z art. 28 § 1 p.p.s.a., osoby prawne oraz jednostki organizacyjne mające zdolność sądową dokonują czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu. Przedstawiciel ustawowy lub organ albo osoby, o których stanowi art. 28, mają obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności w postępowaniu (art. 29 p.p.s.a.). W sytuacji, gdy brak jest jednego z elementów pisma wymienionych w art. 29 lub art. 46 p.p.s.a., wojewódzki sąd administracyjny jest zobowiązany wezwać stronę do uzupełnienia lub poprawienia pisma w terminie siedmiu dni, pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Takim przepisem szczególnym jest przepis art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a., zgodnie z którym sąd odrzuca skargę, jeżeli w wyznaczonym terminie nie uzupełniono jej braków formalnych. Naczelny Sąd Administracyjny podziela wyrażany w orzecznictwie i piśmiennictwie pogląd, że brak dokumentu stwierdzającego umocowanie do reprezentacji strony - jednostki organizacyjnej mającej zdolność sądową jest brakiem formalnym skargi, którego usunięcie następuje w trybie i na zasadach określonych w art. 49 § 1 p.p.s.a., pod rygorem odrzucenia skargi (vide postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 kwietnia 2019 r., sygn. akt II OZ 343/19). Zauważyć należy, że w rozpoznawanej sprawie złożona przez skarżącą Wspólnotę Mieszkaniową skarga została sporządzona i podpisana przez adwokata, działającego na podstawie pełnomocnictwa procesowego z dnia 6 sierpnia 2024 r. podpisanego przez A. H.. Pełnomocnictwo to zostało załączone do skargi. W pełnomocnictwie tym wskazano, że A. H. jest uprawniona do reprezentowania Wspólnoty Mieszkaniowej ul. [...] w K.. Tymczasem zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2021 r. poz. 1048), jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna. W art. 21 ust. 1 tej ustawy przewidziano, że zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą, a poszczególnymi właścicielami lokali. Zatem to zarząd jest organem wspólnoty kompetentnym do działania w jej imieniu w postępowaniu sądowym. W związku z powyższym obowiązkiem skarżącej Wspólnoty Mieszkaniowej, reprezentowanej przez adwokata, było złożenie wraz ze skargą dokumentu (uchwały w sprawie wyboru zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej), z którego wynikałoby, że pełnomocnik został prawidłowo umocowany do działania w imieniu Wspólnoty Mieszkaniowej. Brak przedłożenia tego dokumentu uniemożliwiał Sądowi pierwszej instancji ustalenie, kto w dacie wniesienia skargi był uprawniony do działania w imieniu skarżącej Wspólnoty Mieszkaniowej, a tym samym, jako brak istotny, stanowił przeszkodę do nadania skardze biegu. Powyższe powoduje, że argumenty zażalenia nie mogły odnieść zamierzonego skutku. Podkreślić należy, że to na stronie, stosownie do treści art. 29 p.p.s.a., spoczywa obowiązek wykazania umocowania danej osoby do działania w jej imieniu, w tym do udzielenia pełnomocnictwa procesowego adwokatowi. Wojewódzki sąd administracyjny nie może "zastępować" strony i uzupełniać za nią braków formalnych składanych pism. Są to czynności procesowe stron, ich pełnomocników lub przedstawicieli (co wynika z art. 29 p.p.s.a. i zawartego w nim zwrotu "mają obowiązek wykazać"), które nie mogą być podejmowane przez inne podmioty. Nie ma podstaw prawnych do zwolnienia strony od obowiązku uzupełniania braków formalnych i przerzucenia ciężaru czynienia ustaleń, czy osoba dokonująca czynności posiada stosowne umocowanie, na przewodniczącego wydziału na etapie kontroli warunków formalnych skargi lub na wojewódzki sąd administracyjny na etapie oceny, czy zachodzą podstawy do odrzucenia skargi wobec niewykonania zarządzenia przewodniczącego (vide postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego: z 6 czerwca 2025 r., sygn. akt III OZ 264/25, a także uchwała składu siedmiu sędziów NSA z 3 lipca 2023 r., sygn. akt II GPS 3/22). Tak więc inicjowanie procedury naprawczej uregulowanej w art. 49 § 1 p.p.s.a. dotyczy pism strony wnoszonych do sądu i nie jest uzależnione od wyniku uprzedniego badania zawartości akt administracyjnych. W związku z powyższym bez znaczenia są powoływane przez pełnomocnika skarżącej Wspólnoty Mieszkaniowej argumenty, że dokumenty określające umocowanie do reprezentowania Wspólnoty Mieszkaniowej (uchwała w sprawie wyboru zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej) znajdowały się w aktach administracyjnych sprawy, ponieważ z art. 29 p.p.s.a. wynika jednoznacznie, że przedstawiciel ustawowy lub organ albo osoby, o których mowa w art. 28 p.p.s.a., mają obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności w postępowaniu. Istotą bowiem takiego dokumentu jest wykazanie, że w chwili wnoszenia skargi podmiot, o którym mowa w art. 28 p.p.s.a., posiadał prawidłowe i aktualne umocowanie do występowania w imieniu strony, przy czym dokument, z którego ono wynika, powinien być dokumentem niebudzącym wątpliwości, autentycznym i zgodnym z prawdą w tym zakresie. W tej sytuacji, Sąd pierwszej instancji prawidłowo wezwał pełnomocnika Wspólnoty Mieszkaniowej do uzupełnienia braku formalnego skargi przez złożenie dokumentu określającego umocowanie do reprezentowania Wspólnoty Mieszkaniowej (uchwała w sprawie wyboru zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej) i wobec niewykonania tego wezwania, co w sprawie jest bezsporne, odrzucił skargę. Za niezasadny uznać należy także zarzut naruszenia przez Sąd pierwszej instancji art. 45 ust. 1 w zw. z art. 2 Konstytucji RP poprzez pozbawienie strony prawa do sądu. Argumentacja podniesiona w uzasadnieniu zażalenia, że zaskarżone orzeczenie blokuje rozpoznanie skargi, przez formalność, która nie ma uzasadnienia prawnego, gdyż żądane dokumenty znajdowały się w aktach administracyjnych, pomija kwestie dotyczące obowiązku wykazania umocowania do reprezentowania skarżącej, prawidłowego wezwania do uzupełnienia braków w tym zakresie oraz nieuzupełnienia tych braków przez profesjonalnego pełnomocnika. Wskazać należy, że profesjonalny pełnomocnik, jakim jest adwokat lub radca prawny, podlega większym wymaganiom w związku z posiadaną przez siebie wiedzą z zakresu prawa i znajomością procedury sądowej, toteż w stosunku do tych podmiotów podwyższone zostają standardy rzetelności. Z tego względu pełnomocnicy, zarówno działając samodzielnie, jak również posługując się osobami trzecimi, powinni dołożyć należytej staranności przy podejmowaniu wszelkich działań na rzecz mocodawcy. Wiąże się to z odpowiedzialnością za prowadzenie sprawy strony oraz odpowiedzialnością za prawidłowy przebieg całego postępowania sądowego (vide postanowienie NSA z 10 lipca 2025 r., sygn. akt III FZ 298/25). Mając powyższe na uwadze Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że zaskarżone postanowienie odpowiada prawu i na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 1 i 2 p.p.s.a. orzekł, jak w sentencji postanowienia.