II SAB/Wa 309/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Marcinkowska, Sędzia WSA Łukasz Krzycki (spr.), Asesor WSA Anna Pośpiech-Kłak, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 18 listopada 2025 r. sprawy ze skargi [...] Sp. z o. o. z siedzibą w [...] na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpoznania skargi z dnia [...] stycznia 2023 r. 1. zobowiązuje Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do rozpoznania skargi [...] Sp. z o. o. z siedzibą w [...] z dnia [...] stycznia 2023 r. w terminie 30 dni od daty doręczenia prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy; 2. stwierdza, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz [...] Sp. z o. o. z siedzibą w [...] kwotę 100 (słownie: sto) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Strona skarżąca, zwana dalej "Spółką", zarzuciła Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zwanemu dalej "organem", bezczynność przy rozpatrywaniu skargi, złożonej w piśmie z [...] stycznia 2023 r., dotyczącej przetwarzania przez nią danych osoby trzeciej. W uzasadnieniu skargi posługiwano się także pojęciem przewlekłości w postępowaniu organu. W realiach rozpoznawanej sprawy zarzuty Spółki oceniono jednakże w kontekście bezczynności, o czym mowa w dalszej części uzasadnienia. W skardze wniesiono o zobowiązanie organu do załatwienia sprawy w terminie 14 dni oraz stwierdzenie, że jego bezczynność nastąpiła z rażącym naruszeniem prawa. W uzasadnieniu skargi wskazano m.in.: - pismem z [...] stycznia 2023 r. złożono do organu skargę na Spółkę - dotyczącą rzekomego naruszenia praw p. Z.P. (dalej "Wnioskodawca"), - w toku postępowania Spółka przedstawiła wymagane wyjaśnienia i dowody, - wobec niezałatwienia sprawy w terminie Spółki wniosła - dnia 2 lipca 2024 r. – ponaglenie, - pismem z 3 lipca 2024 r. organ poinformował o zebraniu całości materiału dowodowego w sprawie i możliwości skorzystania przez stronę z uprawnień do przeglądania akt i wypowiedzenia się - w terminie 7 dni, - do dnia złożenia skargi (datowana 24 luty 2025 r.) nie wydano w sprawie decyzji. W odpowiedzi na skargę organ administracji wniósł o jej oddalenie. Uzasadniono to następująco: - skarga Wnioskodawcy wpłynęła 29 stycznia 2023 r.; dotyczyła nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez Spółkę; polegały na: - udostępnieniu na portalu internetowym "[...]" (dalej. jako "Portal") danych osobowych oraz - odmowie spełnienia żądania ich usunięcia z Portalu, - pismem z 17 lutego 2023 r. (oczywistą omyłka było wskazanie roku 2024) organ zwrócił się do Spółki o złożenie wyjaśnień w sprawie, jednocześnie informując Wnioskodawcę o wszczęciu postępowania w sprawie i podjęciu czynności wyjaśniających, - 24 lutego 2023 r. (oczywistą omyłka było wskazanie roku 2024) wpłynęły do organu wyjaśnienia Spółki, - 19 czerwca 2024 r. wpłynęło do organu kolejne pismo Spółki - poinformowała o zmianie podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych Wnioskodawcy; zawiadomiła, że prowadzony przez Spółkę Portal jest wpisany do sądowego rejestru dzienników i czasopism, - w związku z tym organ dokonał czynności wewnętrznych - związanych z ustaleniem dokonanych przez Spółkę ewentualnych zmian w treści regulaminu Portalu, klauzuli informacyjnej Spółki oraz informacji o zakresie danych Wnioskodawcy - przetwarzanych pod konkretnym adresem URL, - 2 lipca 2024 r. Spółka złożyła ponaglenie na niezałatwienie sprawy w terminie, - pismami z 3 lipca 2024 r. organ powiadomił strony postępowania, o zakończeniu czynności wyjaśniających i zebraniu materiału dowodowego - wystarczającego do wydania końcowego rozstrzygnięcia; pouczył o przysługującym im prawie wypowiedzenia się, co do zebranych w toku postępowania dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań - przed wydaniem decyzji - oraz wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów; wyjaśniono stronom sposób, w jaki mogą skorzystać z tych uprawnień oraz wskazano 7-dniowy termin na ich realizację. - 23 stycznia 2025 r. Spółka przekazała kopię postanowienia Sądu Okręgowego w [...] o wpisaniu Portalu do rejestru dzienników i czasopism, - 24 lutego 2025 r. wpłynęła do organu skarga na bezczynność, - w realiach niniejszej sprawy organ podjął czynności z zachowaniem 3-miesięcznego terminu - wskazanego w 78 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L. nr 119. str. 1, ze zm.), zwanego dalej "RODO"; skarga wpłynęła 29 stycznia 2023 r. natomiast pismo o postępach rozpatrywania skargi przesłano stronom postępowania 17 lutego 2023 r. (oczywista omyłką było wskazanie roku 2024) - z zachowaniem terminu 3-miesięcznego; należy rozważyć, czy wskazany w przepisie okres 3 miesięcy należy traktować jako dyrektywę dla określenia maksymalnego terminu do rozstrzygnięcia sprawy przez organ; treść ust. 2 komentowanego artykułu nie pozwala na przyjęcie takiego stanowiska; obowiązek informacyjny, który ma w tym czasie zrealizować organ, dotyczy nie tylko efektów rozpatrzenia skargi, ale może także obejmować, w zależności od specyfiki konkretnej sprawy, w tym stopnia jej skomplikowania, tylko informacje o postępach w jej prowadzeniu." (tak: Edyta Bielak-Jomaa (red.), Dominik Lubasz (red.), RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Komentarz. Opublikowano: WKP 2018 LEX), - stosownie do brzmienia art. 35 § 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2024 r., poz. 572 ze zm.), zwanej dalej "K.p.a.", do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz opóźnień - spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu, - oznacza to, że - przy ocenie zachowania terminów administracyjnych przez organ administracyjny - uwzględnia się również zachowanie stron, w tym treść oraz czas składania do organu wyjaśnień. - wydanie decyzji administracyjnej w należącej do właściwości organu sprawie należy poprzedzić dokładnym zbadaniem jej okoliczności faktycznych - zebraniem kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego; wcześniej zaś (w zależności od konkretnej potrzeby), czynności wyjaśniające, należy poprzedzić działaniami służącymi usunięciu braków formalnych podań - w tym inicjujących postępowanie administracyjne, - organ nie uchyla się od wydania rozstrzygnięcia w sprawie; przeciwnie - przedsięwziął przewidziane prawem czynności - służące rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych sprawy i zebraniu materiału dowodowego - niezbędnego do jej rozstrzygnięcia decyzją administracyjną. - zasada szybkości postępowania, jakkolwiek bardzo istotna, nie może być uznana za nadrzędną - w szczególności wobec zasady prawdy obiektywnej, - z ostrożności procesowej organ wskazał, że samo stwierdzenie bezczynności nie świadczy o rażącym naruszeniu przepisów prawa; jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny - w wyroku z dnia 7 grudnia 2016 r. (sygn. akt I OSK 642/15, dostępny na stronie internetowej orzeczenia.nsa.gov.pl/cbo/query – w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych,): "Z rażącym naruszeniem prawa mamy do czynienia wówczas, gdy w sposób oczywisty, bez żadnej wątpliwości można stwierdzić, że naruszono prawo. Rażące naruszenie prawa musi przy tym posiadać pewne dodatkowe, kwalifikujące je cechy w stosunku do stanu określanego jako naruszenie prawa". Wobec zapytania Sądu organ wyjaśnił, że - do dnia udzielenia wyjaśnień (19 listopada 2025 r.) - nadal nie zakończono postępowanie w przedmiocie skargi Wnioskodawcy (tak: notatka k. 70). Sąd rozpoznał skargę w trybie uproszczonym, wobec treści art. 119 pkt 4 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r., poz. 935 ze zm.). Sąd zważył, co następuje: Bezczynność organu administracji publicznej - w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - ma miejsce, gdy w prawnie ustalonym terminie nie podejmuje on czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale - mimo ustawowego obowiązku – nie kończy go wydaniem w terminie stosownego aktu lub nie podjął wymaganej czynności. Dla skuteczności skargi nie ma znaczenia, z jakich powodów nie podjęto określonego aktu lub nie wykonano czynności, a w szczególności czy jest to następstwem zawinionej lub niezawinionej opieszałości organu w ich podjęciu lub dokonaniu (tak: T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Komentarz, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, Warszawa 2005, str. 86). Jak już wskazano, w skardze Wnioskodawcy zarzucano organowi także przewlekłe prowadzenie postępowania. Obecnie w procedurze sądowoadministracyjnej wyróżnia się instytucje skarg na bezczynność i przewlekłość postępowania. W razie wniesienia skargi, gdzie zarzucono oba te stany, rolą sądu jest klasyfikacja - wedle treści skargi - którego rodzaju nieprawidłowości dopatruje się w istocie strona. Uwzględniając wywody danej skargi, Wnioskodawca upatruje wadliwości działania organu w niepodejmowaniu czynności (bezczynności) służących załatwieniu jego sprawy - przez wydanie decyzji - nie zaś w podejmowaniu działań pozornych - nieprowadzących do zakończenia sprawy (przewlekłość postępowania). W takiej sytuacji stan faktyczny Sąd ocenił w kontekście ewentualnej bezczynności organu, choć w uzasadnieniu skargi posługiwano się także pojęciem "przewlekłości postępowania". Skargę na bezczynność można wnieść po upływie terminu przewidzianego do załatwienia sprawy, po wyczerpaniu środków zaskarżenia – ponaglenie, w myśl art. 37 § 1 K.p.a. W rozpoznawanym przypadku uczyniono zadość temu wymaganiu (tak pismo Spółki z 2 lipca 2024 r.). W przepisach nie zakreślono z kolei wymaganego minimalnego bądź maksymalnego okresu pomiędzy wykorzystaniem środków, wskazanych w art. 37 § 1 K.p.a., w zw. z art. 52 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, a wniesieniem skargi. Stosownie do art. 35 § 3 K.p.a., załatwienie sprawy, wymagającej postępowania wyjaśniającego, powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, zaś szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od wszczęcia postępowania. Organ administracji publicznej winien zawiadomić strony o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, określonym w art. 35 K.p.a., oraz podać przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin jej załatwienia (art. 36 K.p.a.). Samo sprostanie tej powinności nie wyłącza jednak możliwości uznania, że organ jest w sprawie bezczynny. Powyższych zasad istotnie nie modyfikuje zamieszczenie w art. 78 ust. 2 RODO przepisu, statuującego pośrednio powinność poinformowania strony przez organ o postępach w załatwieniu sprawy - w przeciągu trzech miesięcy od wpływu wniosku. Przepis ten może mieć istotne znaczenie w kontekście przypadków, gdzie niezachowanie terminu dwóch miesięcy pozostawało w związku z potrzebą prowadzenia postępowania wyjaśniającego. W rozpatrywanym przypadku we wskazanym terminie organ wyłącznie poinformował strony o wszczęciu postępowania czego nie można utożsamić z podołaniem powinności efektywnego prowadzenia postępowania - w kierunku jego zakończenia w rozsądnym terminie. W odpowiedzi na skargę opisano przebieg sprawy. Ponowne ich przytaczanie nie jest zasadne. W opisanym wcześniej stanie faktycznym jest bezsporne, że wprawdzie organ podejmował pewne czynności w sprawie - wezwano Spółkę do złożenia wyjaśnień, czy poinformowano o zgromadzeniu materiału dowodowego oraz możliwości wypowiedzenia się stron przed orzeczeniem w sprawie. Jednakże w wielu - nader długich przedziałach czasu - nie podejmowano żadnych, służący załatwieniu sprawy działań. Dotyczyło to okresów: - od wpływu wniosku, poinformowania o wszczęciu postępowania oraz wezwania Spółki do wyjaśnień i ich uzyskania (styczeń - luty 2023 roku) do poinformowania o zgromadzeniu materiałów (lipiec 20024 roku), zresztą po wpływie ponaglenia – ok.18 miesięcy, - do czasu nadesłania kolejnego dokumentu w sprawie (styczeń 2025 roku), a następnie skargi od Spółki do Sądu (luty 2025 roku) – ponad 5 miesięcy. Ostatecznie do dnia orzekania w sprawie przez Sąd (listopad 2025 roku) rozstrzygnięcia nadal nie wydano. Trafna jest argumentacja organu, że sprawy z zakresu ochrony danych osobowych mają stosunkowo skomplikowany charakter. Analiza występujących w nich problemów nie wymaga jednak wielomiesięcznych okresów. Skoro – do dnia wniesienia skargi - w sprawie występowały okresy bezczynności organu - w danym zakresie skarga jest zasadna. Wobec niewydania rozstrzygnięcia, Sąd zobowiązał organ do rozpoznania sprawy - w terminie miesiąca. Jest to w ocenie Sądu okres wystarczający dla rozstrzygnięcia problemów, jakie występować mogą na obecnym etapie postępowania - Sąd nie dysponuje aktami sprawy w zakresie czynności, podejmowanych po udzieleniu odpowiedzi na skargę. Z kolei wnioskowany w skardze termin 14-dniowy może być nader krótki, jeżeli rozstrzygnięcie sprawy wymaga jeszcze - po stronie organu - podjęcia pewnych działań. Rozpatrywany przypadek trzeba uznać za wadliwość postępowania o charakterze kwalifikowanym - rażące naruszenie prawa. Należy mieć na uwadze zarówno stosunkowo długi, bezwzględny czas niepodejmowania kolejnych czynności jak i ogólny czas trwania postępowania - nie zakończonego wydaniem orzeczenia. Zaowocowało to zresztą ostatecznie wniesieniem skargi na bezczynność. Decyzji nie wydano pomimo upływu dwu lat od zainicjowania sprawy - skargą Wnioskodawcy. Stwierdzony stan wyczerpuje więc znamiona, opisane w tezach powołanego przez organ wyroku o sygn. akt I OSK 642/15. Organ dążył wprawdzie do załatwienia sprawy (co podkreślano w odpowiedzi na skargę), lecz nie podjął we właściwych terminach skutecznych, przewidzianych prawem środków, aby nastąpiło to w rozsądnym terminie. Zanana z urzędu (wobec stanowiska w innych sprawach) problematyka zapewnienie stosownych środków dla właściwej obsady stanowisk w obsługującym organ urzędzie, czy generalnie wyższy stopień skomplikowania spraw, nie mogą stanowić przesłanki, wyłączającej odpowiedzialność za nazbyt długie prowadzenie postępowania. Z powyższych względów, na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 oraz § 1a ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, orzeczono jak w pkt 1 - 2 sentencji wyroku. W pkt 3 zasądzono zwrot na rzecz Wnioskodawcy kosztów postępowania - wobec treści art. 200 wskazanej ustawy. ----------------------- 9