II SAB/Wa 467/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Izabela Głowacka-Klimas, Sędzia WSA Joanna Kube, Asesor WSA Mateusz Rogala (spr.), po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 15 grudnia 2025 r. sprawy ze skargi W. I. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie skargi z dnia [...] lipca 2022 r. na przetwarzanie danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się bezczynności w rozpatrzeniu skargi W. I. z dnia [...] lipca 2022 r. na przetwarzanie danych osobowych; 2. stwierdza, że bezczynność organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa; 3. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz W. I. kwotę 100 zł (słownie: sto złotych), tytułem zwrotu kosztów postępowania.

W piśmie z dnia 22 kwietnia 2025 r. W. I. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie jego skargi z dnia [...] lipca 2022 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez [...] z siedzibą w [...], [...]. Skarżący zarzucił organowi naruszenie art. 8, art. 12 § 1, art. 35 § 1 i 3, art. 36 § 1 i art. 37 § 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775 ze zm., powoływanej dalej jako k.p.a.) poprzez przekroczenie terminów załatwienia sprawy. Wniósł o stwierdzenie bezczynności organu i zobowiązanie organu do załatwienia sprawy w terminie 30 dni od daty otrzymania odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy, a także o zasądzenie kosztów postępowania. W uzasadnieniu skargi skarżący podniósł, że w dniu [...] lipca 2022 r. złożył do organu skargę w sprawie wycieku danych osobowych w postaci numerów ksiąg wieczystych przez publikację tych numerów w serwisie internetowym: [...]. Początkowo w sprawie nic się nie działo i dopiero na skutek licznych interwencji skarżącego, po prawie 5 miesiącach, tj. [...] grudnia 2022 r. organ wszczął postępowanie wyjaśniające oraz zwrócił się do firmy [...] o złożenie wyjaśnień. W dniu [...] kwietnia 2023 r. skarżący złożył pismo z prośbą o niezwłoczne przekazanie informacji o stanie postępowania oraz o informacje o wszystkich dokumentach, jakie się w sprawie pojawiły. W dniu [...] kwietnia 2023 r. otrzymał odpowiedź, z której wynika, że organ po interwencji strony podjął czynności wyjaśniające z [...], dlaczego nie otrzymał potwierdzenia odbioru przesyłki do spółki na [...] i zadeklarował, że po wyjaśnieniu sprawy ponownie zwróci się do spółki o złożenie wyjaśnień, które są niezbędne do wydania decyzji administracyjnej w sprawie. Potwierdza to zatem, że przez kolejne 4 miesiące w sprawie nic się nie działo, a zwracanie się do spółki na [...] było tylko markowaniem działań, bo było rzeczą oczywistą, że odpowiedzi ze spółki nie otrzyma. Kolejną korespondencję w sprawie skarżący otrzymał dopiero [...] listopada 2023 r., tj. po kolejnych 4 miesiącach, w której został poinformowany, że Prezes UODO zwrócił się do Prokuratury Okręgowej w [...] z wnioskiem o udzielenie informacji, które będą przydatne organowi do prowadzenia postępowania w tej sprawie. Kolejną korespondencję skarżący otrzymał w dniu [...] sierpnia 2024 r., tj. po kolejnych ponad 8 miesiącach, z której wynika, że organ ponownie wystąpił do Prokuratury Krajowej o informację, czy wnioskowane działania w zakresie objęcia nadzorem postępowania prowadzonego przez właściwą prokuraturę okręgową względem ww. podmiotu zostały podjęte, a jeżeli tak, to jakie są jego efekty. W związku z upływem kolejnych miesięcy i brakiem informacji w sprawie, w dniu [...] lutego 2025 r. skarżący złożył do organu ponaglenie. W ocenie skarżącego, organ powinien załatwić przedmiotową sprawę niezwłocznie, czyli zwyczajowo w przeciągu miesiąca, od wszczęcia postępowania, a w sprawach bardziej skomplikowanych, w terminie 2 miesięcy. Tymczasem skarżący oczekuje rozpatrzenia już ponad 2 lata. Dodatkowo do dnia złożenia skargi skarżący nie uzyskał jakiejkolwiek reakcji organu na wysłane ponaglenie. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Prezes UODO przedstawił przebieg postępowania w sprawie, wskazując, że w jego ocenie w niniejszej sprawie nie doszło bezczynności. Organ wyjaśnił, że nie uchylał się od podjęcia czynności mających na celu rozstrzygnięcie sprawy. Przeciwnie, przedsięwziął możliwie szybko i w najbardziej skuteczny sposób działania przewidziane prawem, służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia jej decyzją administracyjną. W szczególności przedsięwziął czynności służące rzetelnemu ustaleniu stron postępowania, ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu materiału dowodowego niezbędnego do wydania rozstrzygnięcia. Organ wskazał, że dwukrotnie zwrócił się do skarżonego podmiotu o ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie wyjaśnień w sprawie. Korespondencja kierowana zgodnie ze wskazaniem skarżącego, jak również zgodnie z adresem siedziby widniejącym na stronie internetowej spółki - została dwukrotnie odebrana – zwrotne potwierdzenie odbioru pisma z dnia [...].12.2022 r., wpłynęło do organu w dniu [...].06.2023 r. (po powyżej 6 miesiącach). Natomiast zpo pisma z dnia [...].10.2023 r., wpłynęło do organu w dniu [...].01.2024 r. (po powyżej 3 miesiącach). Pomimo powyższego, do dnia udzielenia odpowiedzi na skargę, do organu nie wpłynęły żadne wyjaśnienia spółki. Dodatkowo, aby przyśpieszyć postępowanie oraz dołożyć wszelkich starań w celu zebrania materiału dowodowego w sprawie, organ kierował zapytania do Prokuratury Okręgowej w [...], które pozostawały przez dłuższy czas bez odpowiedzi, z tego też powodu organ zwrócił się także dwukrotnie do Prokuratora Krajowego. Zdaniem organu, przedstawione wyżej czynności świadczą o tym, że organ nie pozostawał w bezczynności w tej sprawie. Na każdym etapie postępowania organ kierował się zasadami prowadzenia postępowania określonymi w Kodeksie postępowania administracyjnego, w tym na bieżąco informował stronę postępowania o podejmowanych czynnościach. Organ dodatkowo podniósł, że nie może stawiać w gorszej sytuacji innych obywateli swobodnie dysponując kolejnością rozpatrywania skarg. Wszystkie czynności podejmowane są zgodnie z kolejnością, bieżącym etapem postępowania, z uwzględnieniem złożoności sprawy. Liczna korespondencja w prowadzonych postępowaniach, czas potrzebny na jej wymianę, w tym oczekiwanie na złożenie wyjaśnień, bez wątpienia wynika z przyczyn niezależnych od organu. Nie można zatem uznać, że organ cechowała zła wola, skutkująca naruszeniem prawa, a tym bardziej naruszeniem prawa w sposób oczywisty. Przy piśmie procesowym z dnia 10 grudnia 2025 r. organ nadesłał do Sądu odpis decyzji z dnia [...] grudnia 2025 r. [...] nakazującej [...] usunięcie danych osobowych W. I. we wskazanym w decyzji zakresie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga na bezczynność organu zasługuje na uwzględnienie. Zgodnie z art. 78 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, powoływanego dalej jako rozporządzenie nr 2016/679), bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 lipca 2023 r. sygn. akt III OSK 5190/21 oraz III OSK 4754/21, z dnia 9 listopada 2023 r. sygn. akt III OSK 1959/22 oraz z dnia 20 listopada 2024 r. sygn. akt III OSK 74/23, wszystkie powoływane orzeczenia są dostępne w internetowej bazie orzeczeń sądów administracyjnych), trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 rozporządzenia, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował ..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.), oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Skoro upływ trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2, uprawnia do wniesienia skargi na bezczynność (por. P. Fajgielski [w:] Komentarz do ustawy o ochronie danych osobowych [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 62, uw. 4) – a bezczynność wiąże się z niezałatwieniem sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (zob. art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a.) – to termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 musi być traktowany jako termin szczególny, w rozumieniu art. 35 § 4 k.p.a. W ocenie Sądu, art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 należy zatem odczytywać w ten sposób, że obowiązek organu nadzoru poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi, staje się aktualny, jeśli skarga nie została rozpatrzona w tym terminie (czyli nie została wydana decyzja administracyjna) i zachodzi potrzeba jego wydłużenia, w trybie art. 36 k.p.a., co koresponduje z art. 62 ustawy o ochronie danych osobowych, nakazującym dodatkowo w takiej sytuacji poinformowanie stron o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku, o którym mowa w art. 36 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Sąd administracyjny, ustalając, czy organ pozostawał w bezczynności w niniejszej sprawie, badał zatem, czy doszło do uchybienia trzymiesięcznego terminu określonego w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679. Co istotne, dla stwierdzenia bezczynności nie ma znaczenia fakt, z jakich powodów dany akt administracyjny nie został podjęty, a w szczególności, czy zostało to spowodowane zawinioną lub też niezawinioną opieszałością organu w jego podjęciu, ani stopień przekroczenia terminu załatwienia sprawy. Okoliczności, jakie spowodowały zwłokę oraz działania organu w toku rozpoznawania sprawy (jak też zaniechania) oraz stopień przekroczenia terminów, będą natomiast istotne przy ocenie Sądu, czy stwierdzona bezczynność miała charakter kwalifikowany, tj. czy miała ona miejsce z rażącym naruszeniem prawa, w rozumieniu art. 149 § 1a p.p.s.a. W rozpoznawanej sprawie, jak wynika z akt sprawy, pismem z dnia [...] lipca 2022 r., które wpłynęło do organu drogą elektroniczną w tym samym dniu, W. I. złożył do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych pismo, w którym zgłosił wyciek danych osobowych w postaci publikacji numerów ksiąg wieczystych w serwisie internetowym. W związku z nieprecyzyjnym określeniem przedmiotu żądania organ w piśmie z dnia [...] listopada 2022 r. zwrócił się do skarżącego o wyjaśnienie, czy jego pismo z dnia [...] lipca 2022 r. stanowi jedynie zawiadomienie o nieprawidłowościach w procesie przetwarzania danych osobowych, czy też pismo to winno zostać potraktowane jako skarga w sprawie indywidualnej. W odpowiedzi na to wezwanie skarżący w piśmie z dnia [...] listopada 2022 r., które wpłynęło do organu w tym samym dniu drogą elektroniczną, poinformował, że jego pismo z dnia [...] lipca 2022 r. stanowi skargę na udostępnienie danych osobowych skarżącego. W ocenie Sądu, biorąc pod uwagę, że treść pisma z dnia [...] lipca 2022 r. nie wskazywała jednoznacznie, że stanowi ono skargę w indywidualnej sprawie dotyczącej nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych wnioskodawcy, organ zasadnie uznał, że konieczne jest wezwanie wnioskodawcy do jego sprecyzowania. Dopiero w piśmie z dnia [...] listopada 2022 r. strona podała, że domaga się od organu wszczęcia postepowania administracyjnego w sprawie nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych. Dopiero zatem z tym dniem doszło faktycznie do wszczęcia postępowania administracyjnego w tej sprawie. Określony w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 termin do załatwienia sprawy upłynął więc w dniu [...] lutego 2023 r. Tymczasem organ wydał decyzję kończącą postępowanie administracyjne w tej sprawie w dniu [...] grudnia 2025 r., co oznacza, że uchybił terminowi do zakończenia 2 lata i 10 miesięcy. Organ nie wykonał także obowiązków wynikających z art. 36 § 1 k.p.a. w zw. z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, bowiem na żadnym etapie postępowania nie powiadomił strony o niedochowaniu terminu, nie podał przyczyn zwłoki i nie wskazał nowego terminu załatwienia sprawy. Nie budzi zatem wątpliwości Sądu, że organ pozostawał bezczynny w tej sprawie, przy czym bezczynność ta ustała przed wydaniem wyroku. W związku z powyższym Sąd w pkt 1 sentencji stwierdził, że organ pozostawał w bezczynności w rozpatrzeniu skargi skarżącego z dnia [...] lipca 2022 r. Brak było natomiast podstaw do zobowiązania organu do wydania w określonym terminie aktu, skoro w dniu [...] grudnia 2025 r. została wydana decyzja kończąca postępowanie. Zgodnie z art. 149 § 1a p.p.s.a., uwzględniając skargę na bezczynność, sąd stwierdza jednocześnie, czy bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, o rażącym naruszeniu prawa można mówić, gdy zwłoka w załatwieniu sprawy jest znaczna i jest efektem działań (zaniechań) organów, które można zinterpretować jako unikanie podejmowania rozstrzygnięcia, bądź lekceważenie praw stron domagających się czynności organu, które to czynności organ prowadzi w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (por. wyrok NSA z dnia 23 października 2013 r., sygn. akt I OSK 1181/13). W ocenie Sądu, taka sytuacja nie wystąpiła w rozpoznawanej sprawie. Jak wynika z akt administracyjnych, zasadniczą przyczyną przedłużenia trwania postępowania w tej sprawie był brak możliwości uzyskania wyjaśnień skarżonej spółki pomimo dwukrotnego zwracania się do niej przez organ o takie wyjaśnienia. Organ kierował do spółki wezwania o złożenie wyjaśnień w dniach: [...] grudnia 2022 r. oraz [...] października 2023 r. Spółka nie udzieliła jednak organowi odpowiedzi pomimo prawidłowego doręczenia jej obydwu przesyłek. Należy także odnotować, że w związku z tym, iż skarżony podmiot ma siedzibę na [...], zarówno przesyłanie korespondencji, jak i uzyskiwanie zwrotnych potwierdzeń odbioru wezwań organu każdorazowo wymagało wielomiesięcznego oczekiwania ze strony organu na dokonanie tych czynności pocztowych. Aby zebrać niezbędny do rozpoznania sprawy materiał dowodowy, organ w dniu [...] listopada 2023 r. zwrócił się do Prokuratury Okręgowej w [...] z prośbą o udzielenie informacji. Następnie zwrócił się w tej sprawie do Prokuratury Krajowej w pismach z dnia [...] kwietnia 2024 r. oraz [...] sierpnia 2024 r. Wyjaśnienia z Prokuratury organ uzyskał dopiero w dniu [...] września 2024 r., kiedy to do organu wpłynęło pismo Prokuratury Okręgowej w [...] z dnia [...] września 2024 r. Organ zwrócił się o kolejne wyjaśnienia do Prokuratury w piśmie z dnia [...] października 2024 r. Pismo to pozostało jednak bez odpowiedzi. Następnie w pismach z dnia [...] kwietnia 2025 r. organ poinformował strony o zgromadzeniu materiału dowodowego niezbędnego do rozstrzygnięcia sprawy. Ostatecznie decyzja kończąca postępowanie została wydana w dniu [...] grudnia 2025 r., a więc po wniesieniu skargi na bezczynność do Sądu. Przedstawiona wyżej sekwencja czynności wskazuje, że podstawową przyczyną tak znacznego opóźnienia były długie okresy oczekiwania na doręczanie korespondencji skarżonej spółce i przesłanie zwrotnych potwierdzeń odbioru, które nie wynikały z błędnego działania organu w zakresie kierowania korespondencji. Wprawdzie opisany wyżej sposób prowadzenia postępowania i brak skoncentrowania podejmowanych czynności procesowych świadczy o tym, że organ naruszył wyrażoną w art. 12 k.p.a. zasadę szybkości postępowania, która w konsekwencji doprowadziła do znacznego przekroczenia terminu załatwienia sprawy wskazanego w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, jednak – zdaniem Sądu – przedstawione wyżej trudności w uzyskaniu odpowiedzi jednej ze stron postępowania, a także próby uzyskania niezbędnych informacji od organów Prokuratury, świadczą o tym, że organowi nie można w tej sprawie przypisać złej woli lub celowego działania zmierzającego do niezałatwienia sprawy w terminie. Organ podejmował liczne czynności zmierzające do zakończenia postępowania, które ostatecznie doprowadziły do wydania decyzji z dnia [...] grudnia 2025 r. W związku z powyższym Sąd przyjął, że bezczynności organu w tej sprawie nie można przypisać rażącego charakteru w wyżej przedstawionym rozumieniu. Biorąc powyższe pod uwagę, Sąd uznał w pkt 2 sentencji wyroku, że bezczynność organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa. Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 i 3 oraz § 1a p.p.s.a. orzekł jak w punkcie 1 i 2 sentencji. O kosztach w punkcie 3 sentencji orzeczono na podstawie art. 205 § 2 w zw. z art. 200 p.p.s.a. Zasądzoną od organu na rzecz skarżącego kwotę stanowi uiszczony wpis od skargi w wysokości 100 zł. Rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym nastąpiło na podstawie art. 119 pkt 4 w związku z art. 120 p.p.s.a.